Implementierung
E-rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht
seit dem 01.01.2025

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland trat am 1. Januar 2025 in Kraft und brachte erhebliche Veränderungen für Unternehmen mit sich. Die neuen Vorgaben verpflichten Unternehmen dazu, Rechnungen ausschließlich in einem strukturierten elektronischen Format zu erstellen und zu versenden – Papierrechnungen und einfache PDFs reichen nicht mehr aus. Im ersten Schritt sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Diese Maßnahme ist Teil der Digitalisierungsoffensive der Bundesregierung, die darauf abzielt, Verwaltungsprozesse effizienter, transparenter und einheitlicher zu gestalten. Wer sich frühzeitig vorbereitet, kann die Vorteile der E-Rechnung optimal nutzen und Bußgelder oder Verzögerungen vermeiden.

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?

Mit der neuen gesetzlichen Regelung müssen Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch übermitteln, anstatt sie auf Papier oder als einfaches PDF per E-Mail zu versenden. Das entscheidende Merkmal einer E-Rechnung ist, dass sie strukturiert und maschinenlesbar ist, sodass sie von Buchhaltungs- und Steuerprüfungssystemen automatisch verarbeitet werden kann.

Erlaubte Formate:
XRechnung – Ein standardisiertes XML-Format, das bereits für Rechnungen an Behörden verwendet wird. ZUGFeRD (EN 16931-konform) – Ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch ein PDF enthält.

Nicht mehr zulässig sind:
Rechnungen als reine PDFs ohne strukturierte Daten. Gedruckte oder gescannte Rechnungen ohne elektronische Übertragungsmöglichkeit.

XRechnung

Ein standardisiertes XML-Format, das bereits für Rechnungen an Behörden verwendet wird.

ZUGFeRD
(EN 16931-konform)

Ein standardisiertes XML-Format, das bereits für Rechnungen an Behörden verwendet wird.

PDFs

Rechnungen als reine PDFs ohne strukturierte Daten.

XRechnung

Gedruckte oder gescannte Rechnungen ohne elektronische Übertragungsmöglichkeit.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, die B2B-Rechnungen ausstellen – unabhängig von ihrer Größe.

Das bedeutet:

  • Alle Unternehmen und Selbstständige, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen.
  • Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten (Bund, Länder, Kommunen).
  • Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister, die Rechnungen für Mandanten verwalten.

Schrittweise Einführung:

  • Ab 2025 gilt die Pflicht für alle Unternehmen, die mit öffentlichen Stellen zusammenarbeiten.
  • Ab 2026 wird die Regelung voraussichtlich auf alle B2B-Transaktionen ausgeweitet.
Vorteile der
E-Rechnungspflicht

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

Effizienzsteigerung

Rechnungen werden schneller verarbeitet, da die manuelle Erfassung entfällt.
Rechnungsfreigaben und Zahlungen erfolgen schneller, was den Cashflow verbessert.

Kostenersparnis

Kein Papierdruck, Porto oder manuelle Archivierung mehr notwendig.
Reduzierung von Personalaufwand in der Buchhaltung durch automatische Workflows.

Mehr Transparenz & Compliance

Erleichterte Steuerprüfungen durch standardisierte Datenformate.
Rechnungen sind digital archiviert und jederzeit abrufbar.

Umweltschutz

Reduzierter Papierverbrauch trägt aktiv zum Klimaschutz bei.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?

Mit der neuen gesetzlichen Regelung müssen Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch übermitteln, anstatt sie auf Papier oder als einfaches PDF per E-Mail zu versenden. Das entscheidende Merkmal einer E-Rechnung ist, dass sie strukturiert und maschinenlesbar ist, sodass sie von Buchhaltungs- und Steuerprüfungssystemen automatisch verarbeitet werden kann. Erlaubte Formate: XRechnung – Ein standardisiertes XML-Format, das bereits für Rechnungen an Behörden verwendet wird. ZUGFeRD (EN 16931-konform) – Ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch ein PDF enthält. Nicht mehr zulässig sind:

Rechnungen als reine PDFs ohne strukturierte Daten. Gedruckte oder gescannte Rechnungen ohne elektronische Übertragungsmöglichkeit.

XRechnung

Ein standardisiertes XML-Format, das bereits für Rechnungen an Behörden verwendet wird.

ZUGFeRD
(EN 16931-konform)

Ein standardisiertes XML-Format, das bereits für Rechnungen an Behörden verwendet wird.

PDFs

Rechnungen als reine PDFs ohne strukturierte Daten.

XRechnung

Gedruckte oder gescannte Rechnungen ohne elektronische Übertragungsmöglichkeit.

Welche Fristen gelten bei den gesetzlichen Regelungen?

Seit 1. Januar 2025

Unternehmen dürfen E-Rechnungen ausstellen, müssen es aber noch nicht zwingend. Papierrechnungen und andere elektronische Formate (z.B. PDF) sind weiterhin zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Bis 31. Dezember 2026

Papierrechnungen und PDF-Rechnungen dürfen für B2B-Umsätze weiterhin versendet werden.

Ab 1. Januar 2027

Die Pflicht zur ausschließlichen Ausstellung und zum Versand von E-Rechnungen im strukturierten Format (z.B. XRechnung, ZUGFeRD 2.x) gilt grundsätzlich für alle Unternehmen. Nur Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro dürfen noch bis Ende 2027 Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden.

Ab 1. Januar 2028

Alle Unternehmen müssen ausschließlich E-Rechnungen im vorgeschriebenen strukturierten Format versenden, unabhängig vom Umsatz

Welche Schritte sollten bedacht werden?

Um die geforderten Umstellungen rechtzeitig veranlassen zu können, sollten Unternehmen frühzeitig folgende Schritte einleiten:

Bestehende Buchhaltungsprozesse prüfen – Werden aktuell noch Papierrechnungen oder einfache PDFs genutzt?

E-Rechnung kompatible Software implementieren, die ZUGFeRD & XRechnung unterstützt.

Sicherstellen, dass DATEV- oder ERP-Systeme die neuen Rechnungsformate verarbeiten können.

Mitarbeiter und Buchhaltungsteams schulen, um die neuen Prozesse effizient zu nutzen.

Schnittstellen zu Steuerberatern und Partnern klären, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten.

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